Hoe verzenden we emails?
Jouw website verstuurt diverse e-mails. Denk aan:
- een email bij registratie met een link om het e-mailadres te bevestigen
- een welkomstmail
- een mail aan de beheerder als een contactformulier is ingevuld
- een mail aan een persoon als die een persoonlijk bericht heeft ontvangen
- de nieuwsbrief
Elk e-mail moet een afzenderadres hebben. Meestal gebruiken we daar het ingestelde e-mailadres van de website voor, bijv. info@halloijburg.nl. Dat kan echter niet zomaar. Als we dat zouden doen zonder aanvullende maatregelen, zouden de meeste mailservers de mail afkeuren. Om te zorgen dat de mails wel goed afgeleverd worden, zijn er een paar mogelijkheden
- Instellen van de Domain Name Server (DNS)
Door de Domain Name Server (DNS) van de betreffende domeinnaam goed in te stellen, is het wel mogelijk om de eigen domeinnaam als (enige) afzender te gebruiken. Dit vraagt echter om specialistische kennis die de meesten van ons op dit moment niet hebben. Als je erover wilt lezen, zoek dan op het Internet naar termen als SPF, DKIM en DMARC.
- Een aparte sender meegeven aan de e-mails
Omdat we gezien hebben dat de eerste optie lastig is voor de meeste van onze leden, geeft Gebiedonline standaard aan alle emails een extra sender-adres mee, nl. "noreply@gebiedonline.nl". Omdat hier wel alle instellingen goed voor zijn, wordt de mail door mailservers als betrouwbaar beschouwd.
- Een reply-to e-mailadres
In sommige gevallen geven we "noreply@gebiedonline.nl" als afzender van de e-mail mee en tegelijk een "reply-to e-mailadres". Zodra de ontvanger de e-mail gaat beantwoorden, wordt de mail naar dit reply-to e-mailadres verzonden. We doen dit als personen op de website elkaar persoonlijke berichten sturen, of bij berichten aan de beheerder via het contactformulier.
Let op: Mocht je voor optie 1 kiezen, zorg dan dat je voldoende kennis hebt om dit goed te doen. Foutieve instellingen kunnen grote impact hebben op de afleverbetrouwbaarheid van de e-mails.
Tot slot
We hebben ook leden die onderdeel uitmaken van een grote organisatie die vanuit informatiebeveiligingsbeleid willen voorkomen dat anders servers e-mails versturen met hun eigen domeinnaam als afzender. Bijv. de gemeente Amsterdam wil niet dat andere servers mails versturen met een afzender .....@amsterdam.nl. In de Domain Name Server (DNS) staat dit dan zo ingesteld. En dit is vervelend als een lid van Gebiedonline zo'n emailadres wil gebruiken. In dat geval zal er in de DNS een uitzondering gemaakt moeten worden voor de Gebiedonline-server. Als dat niet lukt, dan zal een ander afzender-adres gebruikt moeten worden.