De Coöperatie Gebiedonline heeft als doel om de best mogelijke software beschikbaar te stellen aan haar leden. De contributie wordt grotendeels besteed aan deze doelstelling. Daarnaast voert Gebiedonline projecten uit voor partners (zoals gemeenten) en probeert in deze projecten ook algemene verbeteringen in de software te realiseren.
Gebiedonline maakt gebruik van de diensten van onze technische partner CrossmarX. CrossmarX verzorgt de hosting, het beheer en de doorontwikkeling.
Hierbij geldt als principe: de leden zijn de baas. De leden zijn samen eigenaar en geven richting aan de doorontwikkeling van het software-platform. Om overzicht te houden maken we gebruik van twee hulpmiddelen:
Prioriteiten
Aan het begin van een kalenderjaar worden mogelijke doelen geformuleerd. Iedereen kan mogelijke doelen voorstellen. Voor 2021 zijn er 6 doelen, in 2020 waren er 18. Elke contactpersoon en beheerder kan 10 hartjes over deze doelen verdelen. De doelen met de meeste hartjes krijgen in dat jaar prioriteit. Dat betekent dat die de meeste aandacht krijgen. We doen dit sinds 2020.
Issues
Bugs en wensen kunnen in het issue-systeem worden aangemeld, waarna iedereen kan reageren en de status volgen. Periodiek wordt een nieuwsbrief gestuurd aan alle contactpersonen en beheerders (zie onder).
Bugs worden snel opgepakt en opgelost. In de praktijk is gebleken dat bugs ook via andere kanalen direct aan CrossmarX worden gemeld (via de mail, skype, whatsapp, telefoon of direct contact). Dat is prima, maar heeft als nadeel dat we geen gezamelijk overzicht houden op dit werk. Tot nu toe is die behoefte er ook niet, dus op zich gaat dit goed.
Wensen worden meestal niet direct opgepakt. Wensen varieren tussen luchtballonnetjes en dringende, urgente zaken. Meestal wordt eerst ruimte gegeven aan een online-dialoog om te onderzoeken hoe sterk de wens leeft bij andere leden. De leden beslissen formeel of een wens wel of niet gerealiseerd moet worden. Mocht het zo zijn dat de leden een wens niet belangrijk vinden, dan kan de indiener alsnog kijken of de wens met eigen budget gerealiseerd kan worden. Deze situatie heeft zich nooit voorgedaan.
Enkele opmerkingen:
Besluitvorming
De formele plek om beslissingen te nemen is op een algemene ledenvergadering (ALV). In de praktijk worden alleen ingewikkelde issues op de ALV besproken, en vooral met als doel om samen inzicht te krijgen in het issue en de impact te bespreken. Er is nog nooit gestemd over het wel of niet uitvoeren van een issue.
De praktijk is dat de belanghebbende leden samen met CrossmarX bepalen wanneer wensen worden gerealiseerd. Zodra een lid een wens graag gerealiseerd wil zien, kan die contact opnemen met CrossmarX en kan de wens besproken worden. Meestal wordt er samen onderzocht wat de wens exact inhoudt, en op welke wijze de wens het beste gerealiseerd kan worden. CrossmarX weegt hierbij altijd ook de belangen van de andere leden mee, en bepaalt of iets direct uitgevoerd kan worden, of dat de wens toch eerst breder besproken moet worden.
Het voordeel van deze benadering is dat de verantwoordelijkheid voor het issue bij het betreffende lid ligt. Die moet initiatief nemen, beschikbaar zijn om diverse oplossingsvarianten te beoordelen, testdata aanleveren (indien relevant), testen en rapporten naar de andere leden via de issues.
Indien het betreffende lid en CrossmarX er onverhoopt samen niet uitkomen, dan kan het bestuur of de ALV worden betrokken. Dit is tot nu toe nooit gebeurd.
Kleinere wensen worden in de praktijk ook zonder issues direct met CrossmarX besproken en uitgevoerd. Dit is eigenlijk niet wenselijk, omdat daardoor ook de andere leden niet weten welke mogelijkheden er zijn. Daarom is het streven wel om alle wensen voor uitbreidingen en veranderingen via issues te laten lopen.
Nieuwsbrief
De nieuwsbrief wordt periodiek verzonden. De nieuwsbrief kent drie onderdelen:
Evaluatie
Deze werkwijze werkt tot op heden goed. Hoewel de beschikbare tijd uiteraard beperkt is, worden constant wensen ingevuld en verbeteringen aangebracht. De zichtbaarheid is niet voldoende, maar dat komt doordat nog niet alles via issues loopt (zie boven). De gekozen werkwijze voorkomt dat de leden afzonderlijke issues moeten prioriteren, een klusje waar niemand zin in heeft.
Ook hoeft niet met budget-beperkingen rekening te worden gehouden. Feit is dat het budget van de coöperatie niet toereikend is om CrossmarX te kunnen betalen voor de inzet die zij levert. CrossmarX heeft daar geen probleem mee en doet wat mogelijk is. De gekozen werkwijze is daarom het meest praktisch en levert de beste resultaten.
Mocht er in de toekomst onvrede ontstaan over te lange wachttijden of onvoldoende kwaliteit, dan moeten we dit proces uiteraard herzien, en een grotere rol aan het bestuur en/of de ALV toekennen in het prioriteren van de issues.
En uiteraard moet ook het issue-systeem in het platform constant geëvalueerd worden. Mochten er wensen of suggesties zijn t.a.v. het issue-systeem, maak er ook een issue van!